Различия между форматами файлов Word, Excel и PowerPoint

Основные форматы цифровых документов и различия между файлами Office Word Excel и Powerpoint, такими как DOC, DOCX, ODT, RTF, WPS, XLSX, PPTX и другими

Цифровые документы, т. е. созданные на вашем компьютере, отличаются друг от друга форматом файла и программой, используемой для их записи. При сохранении нового текстового документа с помощью такой программы, как Microsoft Word, вы можете выбирать между различными форматами файлов.

Выбор важен, потому что, если этот документ затем будет отправлен другому человеку, вы должны быть уверены, что он сможет открыть его с помощью своей программы для письма, которая может быть Microsoft Word или даже другой. Некоторые типы файлов более совместимы, но имеют меньше расширенных функций, в то время как последние форматы, созданные Microsoft, предлагают больше встроенных функций и могут быть легко восстановлены в случае ошибки или внезапного отключения.

В следующем руководстве мы покажем вам, что они из себя представляют. наиболее распространенные форматы, используемые цифровыми документамианализируя типы файлов, созданные программами написания, такими как Word, LibreOffice Writer, Google Docs или другие. Такое же различие относится и к i форматы файлов электронных таблиц (например, созданные с помощью Excel) и презентации (например, созданные с помощью Силовая установка).

1) DOCX, XLSX и PPTX

Стандартными форматами, поддерживаемыми последними версиями Microsoft, являются DOCX, XLSX и PPTX.используемый в качестве формата по умолчанию, поскольку Офис 2007. На момент своего выпуска он создал немало проблем для тех, кто использовал Office 2003 или более ранние версии, поскольку старые версии не могли открывать файлы нового поколения без установки дополнительного плагина.

Чтобы понять важность этого изменения, просто прочитайте нашу статью о как открыть файл docx в офис 2003: в то время она стала самой популярной статьей на Navigaweb, поскольку все использовали Office 2003 даже в офисе, и не все хотели обновляться до версии 2007 (многие пользователи считают ее слишком революционной).

Сегодня все изменилось, и файлы DOCX, XLSX и PPTX, несомненно, чаще всего используются в документах Office, но даже сейчас многие предпочитают делиться своими файлами в форматах DOC, XLS и PPT для обеспечения совместимости.

Форматы DOCX, XLSX и PPTX сильно отличаются от форматов DOC, XLS и PPT: они фактически представляют собой сжатые архивы, основанные на технологиях сжатия XML (Extensible Markup Language) и ZIP. На самом деле можно попробовать открыть файл нового поколения такими программами, как 7zip чтобы увидеть, как содержимое, состоящее из множества XML-файлов, можно извлечь в папку.

Файлы DOCX, XLSX и PPTX в сжатом виде намного меньше, чем файлы doc. Кроме того, поскольку это набор файлов xml, в случае повреждения файла docx, все еще возможно восстановить часть его содержимого, удаленного или потерянного во время отключения электроэнергии или системного сбоя.делая таким образом восстановление поврежденных документов.

2) DOC, XLS и PPT

Форматы DOC, XLS и PPT являются стандартными форматами, появившимися вместе с Office. Даже если они устарели и не имеют расширенных функций они до сих пор широко используются при составлении документов: это предпочтительный формат для тех, кто использует Office более 10 лет.

Последние версии Office и других офисных пакетов (например, LibreOffice) позволяют сохранять файлы в этом формате, поэтому он остается популярным и защищает от любых несовместимостей. Если вы хотите быть уверены, что тот, кто получает документ, может прочитать его без проблемто лучше отправлять в форматах DOC, XLS и PPT, особенно если мы не знаем, какой компьютер или офисный пакет использует получатель.

3) DOCM, XLSM и PPTM

Форматы файлов DOCM, XLSM и PPTM описываются как «документы с поддержкой макросов». Форматы с буквой M появились вместе с Office 2007 и включают макросы, включая готовые к использованию автоматы, без необходимости перемещать или копировать макросы с одного компьютера на другой. Если вы хотите, чтобы макрос внутри вашего документа, электронной таблицы или презентации работал, вам нужно сохранить этот файл как DOCM, XLSM или PPTM.

Если вы получите такой файл по электронной почте или в чате, наш совет никогда не открывать его, не проверив антивирусом: макросы могут содержать очень мощные вирусы и их использование должно быть ограничено.

4) DOTX, XLTX и POTX

Файлы DOTX, XLTX и POTX — это новейшие форматы файлов, предназначенные для совместного использования шаблона и обеспечения единообразного вида различных документов.

Если мы создаем документ, и вы планируете сделать другие подобные, мы можем сохранить этот документ для использования в качестве шаблона в формате DOTX, XLTX или POTX, так что вы можете начать с этого, чтобы написать другой.

5) ТОЧКА, XLT и ПОТ

До появления файлов DOTX, XLTX и POTX было возможно экспорт шаблонов документов в форматах DOT, XLT и POTво всех смыслах шаблоны документов, доступные в Office 2003 и более ранних версиях.

В настоящее время они вышли из употребления, поскольку форматы DOTX, XLTX и POTX намного эффективнее экспортируют шаблоны.

6) ДОТМ, XLTM и POTM

Доступны форматы DOTM, XLTM и POTM. используется для связывания макросов с шаблонами, выпущенными до Office 2007. Буква «m» в конце указывает на то, что модель поддерживает активацию макросов.

Даже этот тип файлов быстро вышел из употребления (в том числе потому, что он запускал опасные макросы), но мы все еще можем найти этот тип файлов в бизнес-контексте.

7) ОДТ, ОРВ и ОРС

Форматы ODT, ODS и ODP связаны со свободными форматами, называемыми OpenDocument: они стандартный открытый формат текстовых документов. Это означает, что практически все программы для письма (включая Microsoft Word) должны иметь возможность открывать их, учитывая их бесплатный характер.

Когда мы используем LibreOffice в качестве офисного пакета, файлы по умолчанию будут сохраняться в этих форматах; мы всегда можем выбрать даже самые известные форматы Office, но пакет будет подталкивать к использованию форматов ODT, ODS и ODP с окном предупреждения при сохранении нового файла.

Как и последние форматы Office (DOCX, XLSX и PPTX), файлы OpenDocument также основаны на XML, что позволяет использовать большинство расширенных функций (таких как большая надежность в случае ошибок или отключений).

8) АБВ

ABW — это формат файла, созданного с помощью программы АбиВорд. Этот формат файла очень специфичен и его нельзя открыть вордомтем самым ограничивая его распространение (его могут открыть только владельцы программы AbiWord).

9) ВПС

Формат WPS был обработан старая программа Microsoft Worksэто сокращенная и бесплатная версия пакета Office (присутствует на ПК с Windows и Mac). Файлы WPS можно без проблем открывать в Word или LibreOffice.хотя к настоящему времени они почти исчезли из обращения, поскольку не предлагали ничего, кроме файлов DOC.

10) RTF (расширенный текстовый формат)

RTF — это универсальный формат цифровых документов, который его можно открыть любой программой. Файл RTF можно открыть даже с помощью программы Wordpad, входящей в состав Windows, хотя часть форматирования может быть потеряна.

Формат RTF не может содержать макросыВот почему он до сих пор используется как безопасный формат файлов для обмена, поскольку он не может содержать вирусы. Совместимость со всеми программами может быть хорошим выбором, если мы не знаем, какой офисный пакет будет использовать получатель, даже если нам придется отказаться от расширенного форматирования, доступного в классических форматах Office.

11) XLSB (двоичный формат файла Excel)

Формат XLSB предназначен для обмена Таблицы Excel с сильным сжатием: выбрав этот формат, мы действительно можем сжимать файлы до 75%, экономя много места.

Хотя и редко, все же можно встретить файлы Excel, сжатые в этом формате, особенно если вам нужно поделиться документом Excel значительного размера.

Выводы

После прочтения всего руководства у нас будет четкая картина все форматы файлов, доступные в Word, Excel и PowerPoint. Для максимальной совместимости мы советуем вам всегда ориентироваться на форматы DOC, XLS и PPT, подходящие для большинства документов, которыми вы делитесь дома и на работе; если, с другой стороны, нам нужно обмениваться расширенными документами, эталонными форматами, несомненно, являются DOCX, XLSX и PPTX.

Для максимальной совместимости мы также можем использовать формат RTF.теперь малоизвестный широкой публике, но настоящий «спасательный круг» для тех, кто хочет поделиться файлами, которые определенно и как скачать Microsoft Office 2021 для Windows и Mac.