Как подписать PDF цифровой подписью

Для подписания документов в формате PDF, имеющих юридическую силу, должна быть проставлена ​​цифровая подпись, т.е. подпись, заверенная третьим лицом.

На ПК, смартфоне или планшете вы можете нарисовать свою подпись в электронном формате (рисованием пальцем или емкостным пером) и тем самым создать простые подписанные документы без особых проблем. Однако, если документы, которые мы получаем, требуют уровень подписи на юридическом уровне мы не можем просто подписать ручкой или пальцем, но нам придется подписывать документы одним цифровая подписьто есть путем подачи заявки на задокументировать сертификат, подтверждающий нашу личность.

Цифровая подпись важно для предпринимателей и бухгалтеров, подающих документы в местную торгово-промышленную палатутак как теперь все принимают документы в цифровом формате только при наличии цифровой подписи и отклоняют документы с электронной подписью.

В следующем руководстве мы покажем вам как подписать документ PDF цифровой подписьючтобы мы могли удостоверить наши намерения и подтвердить содержание

Как получить цифровую подпись

Точь-в-точь как ПЭК и это SPID цифровую подпись можно получить, выбрав провайдер цифровой подписикоторый предоставит сертификат, необходимый для проставления этого типа подписи.

Один из лучших провайдеров цифровой подписи — Арубакоторый предоставляет различные способы хранения вашего сертификата и позволяет быстро активировать цифровую подпись с помощью SPID (используется в данном случае как метод распознавания).

В зависимости от выбранной подписки на Aruba мы получим считыватель смарт-карт (и соответствующую смарт-карту с сохраненной внутри цифровой подписью) или простую смарт-карту (если у нас уже есть считыватель смарт-карт в офисе); в качестве альтернативы мы можем получить USB-накопитель с ключом Aruba или один простая флешкакоторый будет использоваться в качестве токена USB при подписании.

USB-накопитель Aruba Key он готов к использованию, а также включает в себя программное обеспечение для подписи, то есть Знак Арубы; если мы выбрали другие методы подписи (например, смарт-карту или простой USB-ключ), нам придется загрузить программное обеспечение Знак Арубы на компьютере загрузите на него подписываемый документ и используйте смарт-карту или токен для применения цифровой подписи.

Как получить удаленную цифровую подпись

Там Удаленная цифровая подпись это эволюция цифровой подписи, которая максимально упрощает процедуру, делая ее удобной в использовании даже для начинающих пользователей.

При удаленной цифровой подписи сертификат цифровой подписи всегда доступен на сервере Aruba: при подписании документа (через Aruba Sign) OTP-код, который будет сгенерирован на телефонечтобы немедленно установить нашу личность и приступить к фактической подписи.

С удаленной цифровой подписью нам не нужно загружать какие-либо сертификаты, нам не нужно устанавливать считыватели смарт-карт и нам не нужно хранить токены, что делает процедуру намного проще, удобнее и быстрее; недостатком является то, что мы всегда должны быть подключены к Интернетутак как подписание невозможно без доступа к серверу Aruba.

Приложения для загрузки: Aruba Digital Signature (доступно для Андроид А также айфон) и приложение Aruba OTP (доступно для Андроид А также айфон), необходимые для завершения процесса подписи.

Если мы боимся потерять телефон, не проблема: можно сгенерировать OTP для удаленной цифровой подписи даже с помощью физического генератора OTP или с помощью USB-ключа OTP, не беспокоя используемый смартфон.

Как подписать документ PDF цифровой подписью

Теперь, когда мы увидели, что нужно для получения цифровой подписи или удаленной цифровой подписи, давайте вместе рассмотрим все шаги, которые нам нужно выполнить, чтобы применить цифровую подпись к любому PDF-документу.

Преобразование документов в PDF

Прежде всего, давайте удостоверимся, что документ находится в формате PDF: в случае, если мы получаем документы Word или в другом электронном формате, мы советуем вам немедленно преобразовать их в PDF, используя один из методов, описанных в нашем руководстве о том, как конвертировать документы в PDF.

Установите фирменное оборудование и программное обеспечение

После преобразования документов в PDF нам нужно будет убедиться, что мы правильно установили все необходимое оборудование и программное обеспечение для цифровой подписи. Для Арубы нам придется использовать программу Знак Арубыполностью совместимое с аппаратным обеспечением, предоставленным самой компанией Aruba.

После того, как аппаратное и программное обеспечение подготовлено, мы восстанавливаем актуальный сертификат, сохраненный на смарт-карте или USB-ключе: этот файл необходим, поскольку он является сертификатом нашей цифровой подписи.

В случае удаленная цифровая подпись сертификат хранится на серверах Aruba и может вызываться Aruba Sign каждый раз, когда нам нужно подписать: в этом конкретном случае мы всегда должны быть подключены к Интернету и выбирать удаленную цифровую подпись после загрузки фактического документа.

Применить цифровую подпись

Фактическая процедура подписи действительно очень проста: после загрузки одного или нескольких документов в формате PDF в Aruba Sign (или аналогичную программу подписи, такую ​​как Дике) мы выбрали Подпись PDF (PAdES)нажмите на Продолжить и подписать и выберите метод, выбранный для получения цифровой подписи (токен, смарт-карта или OTP-код для удаленной подписи).

Конечным результатом будут подписанные PDF-файлы в той же исходной папке, готовые к отправке или совместному использованию.

Выводы

Цифровая подпись необходима для отправки документов в органы государственного управления и для отправки счетов-фактур бухгалтеру; документ с цифровой подписью имеет ту же юридическую силу, что и печатный и подписанный документ, поэтому нам придется обратить внимание на то, что мы сертифицируем. Вместе с PEC и SPID он является частью «триады», необходимой в Италии, чтобы иметь возможность отправлять заверенные документы, подтверждать нашу личность в цифровых сервисах и подписывать документы без их печати и сканирования.

Чтобы узнать больше, мы можем прочитать наши руководства CNS, CRS, CIE и SPID: руководство по аутентификации на государственных сайтах Ну же как активировать SPID: полное руководство.