Организуйте свою почту, если вы получаете слишком много писем

Все способы организовать свой почтовый ящик, когда вы получаете слишком много электронных писем, чтобы избежать спама и организовать свою электронную почту

Те, кто использует компьютер или смартфон для работы, ежедневно получают множество электронных писем, тратя много времени на их чтение и ответы на них. Большинство писем, полученных в папке «Входящие», являются неважными или даже спамом, обычно в виде бесполезной и раздражающей рекламы.

Чтобы чтение электронных писем не превратилось в стрессовое испытание, мы покажем вам это в руководстве ниже. как организовать свою почту, если вы получаете слишком много писемчтобы дать правильный приоритет важным электронным письмам (для немедленного чтения) для неважных электронных писем, полностью блокируя уведомления о спаме или второстепенных электронных письмах (возможно, для чтения после работы).

Лучшие почтовые сервисы для использования

Не все почтовые службы одинаковы: Gmail, Яху! Почта А также Microsoft Outlook они лучше всего подходят с точки зрения организации, так как вы можете использовать их системы фильтрации для блокировки спама или для автоматической организации вашего почтового ящика.

Если у нас еще нет ни одного из перечисленных выше почтовых сервисов, лучше конвертировать сразу, прочитав соответствующие руководства. В дополнение к сайтам веб-почты мы также можем настроить почту на клиент Outlookотлично подходит для отслеживания всех адресов электронной почты, когда мы используем ПК.

Как организовать почту

Чтобы избавиться от бремени слишком большого количества электронных писем, вам нужно оптимизировать свой почтовый ящик. Как неоднократно говорилось, спам не обязательно состоит из несанкционированной рекламы; очень часто это Новостная рассылка отправленные с сайтов, на которых вы зарегистрировались, дав свое согласие.

Если мы используем Gmail, мы уже знаем все о приоритетной почте Gmail. Gmail более или менее разумно помечает полученные сообщения, которые считаются важными, с разделением папки «Входящие» на вкладки и категории, такие как обновления, акции и социальные сети.
Этот стиль отображения также можно изменить на, возможно, более эффективный, имея непрочитанные сообщения в голове, те, которые считаются приоритетными, сразу под ними, а затем те из других категорий, которые можно сделать в настройках.

Удалить ненужные рассылки

Если мы получаем много информационных бюллетеней в ваш почтовый ящик, вы должны выбрать, какие из них вы действительно хотите получать, а какие нет. Каждое письмо этого типа, прокручивая его вниз, имеет ссылку, часто написанную мелким и скрытым шрифтом, чтобы удалить себя из списка рассылки и прекратить получать эти сообщения.

Иногда это ссылка на кнопку Отписаться (отписаться), иногда это «Удалить подписку«при этом в некоторых случаях приходится писать новое сообщение с просьбой об удалении из списка рассылки. После нажатия на Отписатьсясамые серьезные сайты автоматизируют удаление, в то время как другие заставляют пользователя войти в свою учетную запись и изменить параметры уведомлений по электронной почте.

Gmail также позволяет вам отписаться, не переходя по ссылкам (часто мошенничество), используя специальную функцию, созданную для отписки от рекламных писем, не открывая их (Отписаться, присутствующий в заголовке полученного письма или в параметрах электронной почты). Проблема настолько серьезна, что некоторые родились сервисы для автоматической отписки от рассылоктакие как Unroll.me, который работает с почтовыми клиентами для мобильных устройств и ПК (Outlook и Thunderbird).

Борьба со спамом

Для борьбы со спамом Службы Yahoo, Google Mail и Outlook.com предоставляют отличные фильтры, но для усиления этой защиты есть несколько бесплатных программ для блокировки спама. После уборки необходимо упорядочивать входящие почтовые сообщения, пытаясь их агрегировать.

Если мы получим слишком много сообщений от Фейсбук мы можем настроить Уведомления по электронной почте о сообщениях Facebookвводя нас в настройки аккаунта -> уведомления; таким образом, мы можем получать только важные обновления и сводные электронные письма, а не отдельные электронные письма с уведомлениями.

Настройте фильтры для важных и второстепенных писем.

По поводу организации входящих почтовых сообщений по папкам, во всех почтовых сервисах это возможно создавать автоматические правила для фильтрации писем. Научившись настраивать правила фильтрации, вы сможете сортировать почту или предоставить автоматические ответы.

Например, если вы подписались на Информационный бюллетень Navigaweb.netвы можете создать фильтр для всех ежедневных писем с новыми статьями, выбрав применить фильтры Применить к категории (Обновления), Никогда не спамить А также Применить ярлык (Navigaweb): и поэтому становится легко перейти и перечитать их в любое время, не получая постоянного уведомления.

Для наиболее важных писем лучше установить определенный фильтр в Gmail: выберите письмо, из которого создать фильтр, нажмите три точки вверху, нажмите на Фильтровать сообщения этого типамы нажимаем на Создать фильтрто ставим активировать пункты Всегда отмечать как важное А также Применить категорию (Главный). Если этот фильтр активен, все важные сообщения будут отображаться вверху, и уведомление будет приходить немедленно, даже без необходимости открывать приложение или клиент.

Gmail имеет отличный спам-фильтр, который фильтрует электронные письма на основе адреса отправителя и помещает электронные письма, полученные из списков рассылки, в категорию рекламных акций или обновлений.
Однако вы можете сделать так, чтобы сообщение с определенного адреса автоматически удалялось с помощью фильтров.
Затем выберите электронное письмо, которое вы больше не хотите получать, нажмите «Другой«вверху выберите»Фильтровать подобные сообщения«. В поле нажмите «Создать фильтр с этим поиском«а затем выбрать»удалять«.

Использование звезд тоже удобно.
Обычно при добавлении звездочки рядом с сообщениями, чтобы отличить их от других, используется желтая звездочка. В настройках вы также можете использовать набор звездочек разных цветов или символов, чтобы лучше различать сообщения. Самый эффективный профиль — 4-звездочный, а не тот, где все звезды становятся непрактичными. Чтобы использовать звездочки, нажмите на звездочку рядом с адресом электронной почты. и нажмите на него несколько раз, чтобы выбрать подходящий символ.

Ответы по умолчанию

В Gmail мы также можем установить ответы по умолчанию с предварительно настроенными шаблонами, необходимыми для быстрого ответа на повторяющиеся сообщения. Отправка не будет автоматической, но, таким образом, для отправки ответа потребуется всего два клика, без необходимости переписывать одни и те же вещи снова и снова. В сочетании с фильтрами также можно настроить автоматические ответы для определенных ключевых слов.

Еще одним отличным плагином для Gmail является Boomerang, который позволяет вам отложить отправку писем а затем отправлять сообщения с датой публикации: я пишу это сейчас, я отправляю это через два часа, для стратегии или личной организации. Boomerang — это лишь один из самых полезных плагинов Gmail для браузера Google Chrome.
Затем в Gmail кнопка «отложить» очень полезна, чтобы отложить чтение электронных писем.

Расширения для Gmail

Кто использует Gmail имеет много доступных расширения и плагины, оптимизирующие Gmail и наведите порядок в почтовом ящике. Например, среди них я хотел бы отметить плагин Упростите Gmailкоторый интегрируется с Gmail и автоматически упорядочивает сообщения, разделяя их на различные столбцы.

Уведомления на рабочем столе о непрочитанных сообщениях

Вы можете получать уведомления на рабочем столе каждый раз, когда получаете новое сообщение в Gmail, как если бы вы использовали клиент, установленный на вашем компьютере.
в Настройки, прокрутите вниз, чтобы найти параметр уведомлений на рабочем столе, и выберите, предпочитаете ли вы получать уведомления только о важных сообщениях или обо всех почтовых ящиках. С этого момента каждое новое сообщение будет отображать предупреждение в правом нижнем углу.

Примечание. Если вы используете Chrome, вы также можете установить расширение Чекер Плюс для Gmail чтобы всегда знать, сколько непрочитанных сообщений отображается на значке в правом верхнем углу.

Выводы

Все описанные выше методы очень полезны для очистки почтового ящика, проведения необходимых различий между электронными письмами компании, рабочими электронными письмами и второстепенными электронными письмами, которые будут прочитаны позже. Эти методы также отлично подходят для точной фильтрации спам-писем или отказа от подписки на информационные бюллетени, которые являются слишком инвазивными или предлагают поддельные скидки и купоны.

В завершение руководства мы также рекомендуем наши руководства по получать компьютерные оповещения о входящих сообщениях с такими инструментами, как EmailTray или, что еще лучше, Pop Peeper, который работает с любой программой или службой электронной почты.

В другом руководстве мы также сообщили о лучших инструмент для получения уведомлений о новых электронных письмах на ПК на рабочем столетак что вы не пропустите ни одного нового сообщения.

Те, кто не хочет ничего устанавливать, также могут просто настроитьПочтовое приложение Windowsдоступный бесплатно для Windows 11 и Windows 10.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *