Как работает Microsoft Access и для чего он нужен

Предварительное руководство по Microsoft Access, чтобы понять, как работает управление базами данных, для кого и для чего оно нужно

Доступ к Майкрософт это одна из программ в пакете Microsoft Office, в основном используемая в бизнес-среде, поскольку она зарезервирована для управление базами данных.

Дома, для учебы или для простой работы Excel часто используется для списков и элементарных баз данных, но в большинстве случаев мы можем сразу переключиться на Access, избегая беспорядка, создаваемого Excel (особенно если нам нужно что-то «вычислить» в ячейках ).

Невозможно объяснить, как использовать Access в одной статье; По этой программе с бесконечными возможностями написаны более или менее сложные руководства. Этот краткий предварительный пост имеет единственную цель указать, что с помощью Access вы также можете управлять столиками в ресторане, номерами в отеле или даже расходами вашего бизнеса, выставленными или полученными счетами, книгами библиотеки, список компакт-дисков и любой другой тип данных.
Изучение Access дома может быть поначалу утомительным занятием, но я могу вас уверить, что понимание Access может привести к большим карьерным возможностям (немногие люди хорошо разбираются в Access) и могут облегчить любую задачу, которую вы выполняете на своем компьютере.

1) Что такое Microsoft Access

Microsoft Access — это СУБДт.е. Система управления реляционными базами данныхменеджер реляционной базы данных, в котором данные связаны отношениями зависимости.

Не идеально подходит для больших баз данных, для которых требуются разные программы, но это самое простое программное обеспечение для баз данных. Основное отличие от Excel заключается в том, что в таблицы Access необходимо вводить необработанные данные, а не математические расчеты, как в Excel.

В Access нужно сохранить структурные изменения, но данные сохраняются автоматически при вводе.

2) База данных для инвентаризации движимого имущества

Наиболее часто используемым шаблоном по умолчанию для Microsoft Access является Список активовотлично подходит для использования в магазине, в логистическом и распределительном центре или в случае, если мы собираемся продать все предметы, имеющиеся в доме.

С помощью этой модели (доступной при открытии Access) мы можем каталогизировать все товары для продажи, разделить их на категории, указать статус продаваемой недвижимости, местоположение объекта, владельца и дату покупки, чтобы сохранить все отсортировано. Нажав сбоку на панели навигации, мы можем перемещать элементы между различными категориями, а чтобы добавить новый актив, просто нажмите вверху. Новый товар.

В верхней части списка мы можем собирать данные по электронной почте, отправлять список по электронной почте, создавать отчет и использовать поле «Фильтр», чтобы выбрать способ фильтрации введенных данных.

3) База данных для списка контактов

Другая допустимая модель, которую мы можем использовать в Access, — это Список контактовкоторый позволяет создать полный список контактов для врачей, архитекторов, юристов, инженеров и всех, у кого есть список номеров для сохранения в цифровом формате.

Внутри базы данных мы можем добавить отдельные записи, нажав на Новый контакт и заполнив поля с именем, фамилией, компанией, должностью, категорией, адресом электронной почты, рабочим телефоном, домашним телефоном, мобильным телефоном и почтовым индексом/индексом.

Другие полезные клавиши позволяют добавлять контакты в Outlook, создавать адресные метки и показывать/скрывать поля. В левой боковой панели навигации вы можете получить таблицы, запросы, формы и отчеты, а также использовать макросы.

3) База данных для списка студентов

Профессор средней школы, старшей школы или колледжа наверняка оценит использование шаблона. Список студентовочень похожая на модель адресной книги, но предназначенная для управления всеми учащимися классов или курса.

Чтобы добавить нового ученика в базу данных, нажмите кнопку Новый студент и заполните все присутствующие поля: имя, фамилия, адрес электронной почты, телефон, компания и должность.

Подкованные в работе с базами данных преподаватели также могут добавлять новые столбцы и выставлять оценки за каждую четверть, семестр или квартал (в зависимости от типа студента) или добавлять другую полезную информацию для управления студентами.

4) База данных для управления событиями

Другая допустимая модель по умолчанию, которую мы можем использовать для Access, это Список событийпредназначенный для тех, кто управляет многими событиями в течение дня (PR, SMM-менеджер) или для тех, кто организует масштабные мероприятия (организаторы свадеб и т. д.).

Рассматриваемая модель полностью аналогична модели для движимого имущества: с помощью кнопки Новое событие мы можем вставлять новые события в базу данных, заполняя каждое поле, необходимое для управления событиями (название, время начала, время окончания, описание, местоположение и любые вложения).

В качестве дополнительных ключей находим Собирать данные по электронной почте, Список адресов электронной почты, Отчеты и неизбежное поле для фильтрации результатов.

5) База данных для списка задач

Среди самых интересных моделей мы находим Список заданийнезаменимый для групп мозгового штурма, для тех, кто хочет отслеживать действия, начатые рабочей группой, и выяснять, соблюдаются ли установленные сроки.

На этой модели базы данных мы находим ключ Новая деятельность и для каждой новой записи мы можем заполнить поля заголовка, приоритета, статуса, процента завершения, назначения, даты начала, даты окончания, срока выполнения и описания.

Также в этом случае можно использовать ключи Собирать данные по электронной почте, Список адресов электронной почты, Отчеты и поле поиска для лучшего управления базой данных.

6) База данных воронки продаж

Последняя модель, которую мы хотим вам показать, относится к воронка продажт. е. база данных для отслеживания продажи товара или услуги группой профессиональных продавцов.

Ссылочный ключ для создания новых записей называется Новые возможности и позволяет вам управлять возможностями продаж, заполняя поля клиента, сотрудника, должности, категории, уровня взаимодействия, даты закрытия предложения, вероятности, прогнозируемого дохода и прогноза снижения.

Выводы

Что важно понимать о Доступ к базам данных так думает программа: таблицы являются основой данныхнеобходимо создать множество таблиц для каждого типа записи, которые затем можно агрегировать, фильтровать с помощью запросов и вставлять из масок.

Чтобы узнать, как использовать Access в качестве профессионалов, мы также можем читать специализированные сайты, такие как HTML.itгде мы можем найти руководства по началу использования Access и созданию новых баз данных.

Онлайн-гид на итальянском языке для доступа всегда остается тот, который предлагает Сайт Майкрософткоторый предлагает очень подробный общий обзор и ценную помощь для всех, кто начинает использовать Access для своих баз данных.